– Outsourcing av IT? Här är 5 faktorer du behöver väga in.

Att hålla it-miljön uppdaterad med interna resurser är dyrt. För att möta verksamhetens krav på nätverkskapacitet och kostnadseffektivitet planerar allt fler it-chefer – framför allt i större företag – att öka sin outsourcing, enligt en stor undersökning. Vilka krav ställer detta på dig som beställare? Undvik vanliga fallgropar med fem goda råd från GlobalConnects expert.

I en undersökning om it-chefernas syn på it-miljön, med deltagare från Sverige, Norge och Danmark, framkommer bland annat att:

• 1 av 5 ser betydande förbättringsbehov i den egna verksamhetens it-miljö
• 1 av 10 ofta upplever problem med central infrastruktur såsom nätverk, servrar och switchar.
• Budget och tillgång till kompetens är de två viktigaste faktorerna för it-avdelningens förmåga att leverera i enlighet med verksamhetsmålen
• 1 av 5 planerar att öka sin outsourcing av exempelvis nätverkslösningar

Större företag planerar för mer outsourcing

Tittar vi närmare på svaren framträder intressanta skillnader mellan större och mindre företag. Till exempel uppger it-cheferna i de största företagen oftare att de är missnöjda med sin it-miljö och har återkommande problem med sina it-lösningar. I de större företagen är det också fler som planerar för ökad outsourcing framöver.

Enligt Johan Caripson, Business Manager på GlobalConnect, illustrerar dessa skillnader hur komplexiteten i it-miljön ökar i takt med att företag växer:

– Om man ska generalisera så tenderar mindre företag att köpa och sätta upp en grundläggande lösning som de sedan kör på så länge det fungerar. Större företag har hunnit bygga upp en högre komplexitet i sin it-miljö. De tänker också mer långsiktigt för att säkerställa att deras it-lösning hänger med i takt med att verksamheten växer. Då blir outsourcing av valda delar till trygga partners en viktig pusselbit.

5 råd till dig som överväger att öka din it-outsourcing

I samma undersökning framkommer att nästan var femte it-chef i de största företagen ofta har svårt att lösa it- eller it-säkerhetsrelaterade problem med befintliga resurser. Att denna grupp oftare planerar för ökad outsourcing kan därmed tolkas som att de söker externa partners för att kunna hushålla mer effektivt med den budget och kompetens de har tillgång till.

Känner du igen utmaningen och resonemanget från din egen verksamhet? Kanske är du själv it-chef i ett växande företag och överväger att outsourca fler delar av din it-miljö?

Johan poängterar att outsourcing inte ska ses som en ‘quick fix’, utan ställer höga krav på dig i rollen som beställare. Så hur ska du hitta balansen mellan säkerhet, skalbarhet och kostnadseffektivitet? Här nedan delar Johan med sig av fem goda råd på vägen.

1. Var ‘vendor agnostic’ i din kravställning

Har du vissa varumärken som du föredrar, så att du rentav väljer bort leverantörer som använder andra? Johan avråder från att låsa fast sig vid sådana tekniska detaljer eftersom det begränsar ditt urval och minskar flexibiliteten:

– Tänk istället ‘vendor agnostic’ och kravställ utifrån etablerade protokollstandarder och verksamhetens behov. Vilka kvalitetsparametrar behöver uppfyllas när det kommer till kapacitet, säkerhet, tillgänglighet på support och så vidare? Specificera i avtalet vad leverantören ska tillhandahålla, inte exakt hur. Då kan du också lättare byta leverantör utifrån samma kravställning om lösningen inte håller måttet.

2. Samla närliggande tjänster hos samma partner

Å ena sidan är det klokt att inte göra sig för beroende av en enskild leverantör. Å andra sidan kan det vara fördelaktigt att samla närliggande delar hos samma partner, menar Johan:

– Det lönar sig sällan i längden att shoppa runt på mikronivå. Om du till exempel köper WiFi från ett företag och switchar från ett annat kan du stöta på problem om du vill addera lösningar för ökad säkerhet längre fram, såsom nätverksövervakning eller en SOC-tjänst. Det blir snabbt komplext och oklart vem som ansvarar för vad. Gruppera istället tjänsterna så att du exempelvis samlar dina nätverkslösningar hos en partner och applikationerna hos en.

3. Prioritera långsiktig kvalitet över låga priser

När it-budgeten är begränsad är det frestande att lockas av låga priser. Johan höjer dock ett varningens finger för att enbart se till kortsiktiga kostnader:

 – Det innebär i regel att leverantören har kompromissat med någon del, som exempelvis tillgänglighet, support eller återställningstider på backuplösningar. Och även om en tjänst fungerar bra till en början kan kvaliteten försämras över tid när leverantörens kundbas växer. Se därför till att den partner du väljer kan erbjuda ett SLA som garanterar att den kvalitetsnivå din verksamhet behöver verkligen kan upprätthållas genom hela avtalstiden.

4. Våga ingå längre avtal där tekniken är väl beprövad

Utvecklingen rör sig i en hisnande takt, inte minst inom AI och kvantteknologi. Det kan göra att du som it-chef tvekar inför att låsa fast dig i lösningar med avtalstider som löper på flera år. Tänk om tekniken hinner blir utdaterad och du går miste om det senaste? Samtidigt poängterar Johan att det finns områden där tekniken har funnits i många år, och där tjänsterna bara kommer att förbättras på marginalen.

– Mitt råd är att prioritera flexibilitet inom områden där tekniken är ny och långsiktighet där den är väl beprövad, som till exempel inom datalagring. Våga lägga en strategi för fem eller tio år framåt. Längre avtal ger både dig och leverantören en trygghet, och är mer kostnadseffektivt på sikt än att byta strategi vart tredje år.

5. Tänk på att du inte kan outsourca helhetsansvaret

Ett sista viktigt medskick från Johan är att ingen verksamhet kan outsourca sitt helhetsansvar. 

– En del organisationer underskattar vad som krävs för att ta det här ansvaret, och har skalat ner sin it-avdelning lite väl mycket. Med rätt kravställning och partners vinner du absolut på att outsourca stora delar. Men som beställare av it-tjänster från flera olika aktörer kan du inte förvänta dig att de ska samverka med varandra. I slutändan är det du som ansvarar för att helheten ska fungera. Se därför till att upprätthålla tydlig dokumentation över de olika delarna av din it-miljö, liksom att det finns kris- och kontinuitetsplaner för olika scenarier, avslutar Johan.

Hur ser andra företag på IT-outsourcing?

Upptäck insikterna från 225 nordiska IT-chefer – ladda ner rapporten nu!